Od czego misjonarz ma zacząć projekt MIVA Polska na środki transportu?

1. Wstępna prośba

• Misjonarz zwraca się najpierw do MIVA Polska ze wstępną prośbą (e-mail lub listownie) przedstawiając swoją potrzebę z ukazaniem kontekstu geograficznego, realizowanych regularnie zadań, działań, inicjatyw i uzasadnieniem konieczności pomocy z zewnątrz.
• Prośba powinna zawierać też prognozy kosztów projektu i możliwości jego współfinansowania.
• Wskazane jest załączenie aktualnych zdjęć ukazujących rzeczywistość misyjną.   
• Wstępna prośba powinna mieć charakter formalny. Nie wymagana jest na wstępnej prośbie rekomendacja biskupa czy przełożonych. Zrozumiałą rzeczą jest jednak wcześniejsza konsultacja z przełożonymi czy biskupem w sprawie planowanego projektu.

2. Formularz wniosku MIVA Polska

Aktualny formularz misjonarze otrzymują od MIVA Polska w formie elektronicznej PDF po przesłaniu wstępnej prośby. Wypełniony formularz musi zawierać:

• proponowany plan finasowania projektu,
• rekomendacje biskupa (i przełożonych) – mogą być one w formie osobnych pism,
• kosztorys proforma pojazdu,

W przypadku zwrócenia się także do innych organizacji o pomoc na dany projekt, taka informacja powinna znaleźć się w formularzu ze wskazaniem nazwy organizacji i wysokości pomocy, o którą się ubiegano.

3. Pomoc MIVA Polska – realizacja

Kompletne pod względem formalnym wnioski są przedstawiane przez dyrektora MIVA Polska komisji ds. projektów, która 3 razy do roku je rozpatruje i podejmuje decyzje co do alokacji pomocy. Terminy sesji komisji ds. projektów MIVA Polska:

• luty
• maj
• październik

Dokładny termin spotkania komisji jest ustalany poprzedniego miesiąca. Wnioski na daną sesję powinny wpłynąć(w PDF) do końca poprzedniego miesiąca. Informację o decyzji komisji w/s projektu przesyłana jest misjonarzom w ciągu ok. 2 tygodni, licząc od terminu spotkania. Przekazanie dotacji MIVA Polska następuje po potwierdzeniu, że całość finasowania projektu jest zapewniona.

4. Rozliczenie i zakończenie projektu

• Czas rozliczenia – powinno nastąpić w okresie 3 – miesięcznym od przekazania dotacji i zakupu pojazdu;
• Zawartość rozliczenia:

- rozliczenie kosztów  i wydania funduszy na formularzu od MIVA,

- list do ofiarodawców(listy są umieszczane w specjalnej Księdze Wdzięczności Misjonarzy prowadzonej przez MIVA Polska oraz publikowane w Biuletynie Informacyjnym MIVA Polska lub na stronie www.miva.pl ),

- zdjęcia w formie elektronicznej (w dobrej rozdzielczości, przesłane mailem, lub dodatkowo na płytce lub pendrive) z pojazdem w lokalnej scenerii, w stroju duchownym, z obecnymi ludźmi,

- kopia faktury zakupu pojazdu i dokumentu rejestracji,

- wdzięczność modlitewna po otrzymaniu pomocy– przez 1 rok w 1-sze soboty miesiąca kapłani przyjmują obowiązek odprawienia 12 Mszy św. w intencjach ofiarodawców i Przyjaciół MIVA oraz za kierowców o bezpieczne podróże; nie-kapłani, a więc siostry zakonne, bracia zakonni i misjonarze świeccy – ofiarowują Msze Św. lub specjalne modlitwy w tych intencjach.

5. Współpraca misyjna w realizacji projektów MIVA Polska.

• Misyjne projekty są owocem współpracy wielu ludzi, szczególnie ofiarodawców, którzy w ramach prowadzonych akcji MIVA Polska wspierają misjonarzy.
• W sprawie projektów MIVA misjonarze Fidei Donum powinni pozostawać w kontakcie z delegatami biskupów ds. misjonarzy, zaś zakonni z sekretariatami misyjnymi swoich zgromadzeń, aby promować potrzeby swoich misjonarzy.
• MIVA Polska zaprasza misjonarzy i misjonarki do udziału w akcjach i promocji MIVA podczas pobytu w Polsce. Zapraszamy też do odwiedzenia naszego biura w Warszawie! W biurze można otrzymać materiały promocyjne do przekazania wiernym podczas akcji animacyjnych.